Player_slider

Spørgsmål & svar

Hvordan ser jeg, hvem der har/ikke har betalt kontingent?

Enhver forening har brug for at kunne vide sig sikker på nøjagtigt hvilke medlemmer, der har betalt sit kontingent og i lige så høj grad, hvem der ikke har.

Holdsport hjælper kassereren godt på vej. Da platformen fungerer som foreningens digitale medlemssystem, er du altid sikret et overblik over alle dine medlemmers betalingsstatus, som du kan sortere på hold, afdelinger, perioder og meget mere. 

Hvornår bliver der sendt kontingentopkrævninger ud? ("Fremtidige betalinger")

I Holdsport bliver medlemmer automatisk notificeret på mail, så snart en ny udestående betaling bliver dannet i systemet. Disse nye medlemsopkrævninger skyldes en af tre ting:

  • En ny opkrævningsperiode starter (klubben definerer perioderne). Mailen udsendes 14 dage før din definerede startdato (såfremt du ikke definerer nogen prøveperiode)
  • Når et nyt medlem oprettes i klubben på et hold, der er tilknyttet et kontingent i en aktiv opkrævningsperiode. Gælder både når træner/admin opretter/inviterer medlemmet, men også hvis medlemmet indmeldes i klubben via tilmeldingsformular på hjemmeside
  • Når et medlem flyttes fra et hold til et andet hold, som er tilknyttet en anden kontingentgruppe end det hold, han/hun kom fra

Som kasserer/klubadministrator kan du altid holde øje med, hvornår fremtidige betalinger vil blive sendt ud til medlemmer. Til dette bruges menuen "Fremtidige betalinger".

Eksempel: Øverste medlem er spiller på holdet "TFC 2012", som er sat op til kontingentet med navnet "Mini Ungdom". Betalingsfristen er 1. marts 2019 på den opkrævning af 275 kr, som afsendes på mail 15. februar 2019.

Her skal man holde øje med disse kolonner:

  • Hold: Holdet som er sat op til et kontingent
  • Trækdato: Datoen for hvilket træk, det drejer sig om
  • Betalingsfrist: Fristen for medlemmets udestående. 
    • Før ny opkrævningsperiode = fristen er din selvvalgte startdato
    • Ved nyt medlem, som oprettes på hold i aktiv opkrævningsperiode = fristen er 7 dage efter opkrævningsmail er afsendt (forudsat ingen prøveperiode)
  • E-mail: Datoen for hvornår opkrævningen automatisk sendes ud på mail
    • Før ny opkrævningsperiode = mail afsendes automatisk 14 dage før ny opkrævningsperiode starter (startdato). 
    • Ved nyt medlem, som oprettes på hold i aktiv opkrævningsperiode = mail afsendes automatisk samme dag/dagen efter
  • Status: Afhænger af hvordan kontingentet/det enkelte medlems træk er defineret
    • Blank: Opkrævning afsendes på mail
    • Fritaget: Personen er fritaget for kontingent, og der sendes ikke nogen opkrævning på mail. Kan gælde enkelte medlemmer eller som indstilling alle trænere/assistenter/holdledere/inaktive medlemmer/skadede spillere. Fritagede personer indgår IKKE i "Individuelle betalinger"
    • Frikontingent: Personen er af klubben sat til frit kontingent. Der sendes ikke mail ud, men personen indgår i "Individuelle betalinger", og kan trækkes ud i Excel-ark efterfølgende
    • Prøveperiode: Når kontingentet er defineret med prøveperiode (7, 14, 30 eller 60 dage) for nye medlemmer, som oprettes midt i opkrævningsperiode, får medlemmet en gratis periode inden betaling. Betalingsfrist og E-mail forskydes frem i tid. Pris bibeholdes 
  • Beløb: Prisen der skal betales i kontingent. 
    • Kan være defineret individuelt for enkelte medlemmer

Så snart vi passerer datoen for "E-mail", og mailen dermed automatisk er sendt afsted, forsvinder visningen af opkrævningen fra "Fremtidige betalinger" over i "Individuelle betalinger", hvor status på om medlemmet rent faktisk har betalt vil fremgå.

Opkrævningsmail er afsendt - hvem har betalt? ("Individuelle betalinger")

Inde under "Kontingent"-fanen i klubben findes også bjælken "Individuelle betalinger". Det er her, du kan se status på hver enkelt betaling, som ER sendt afsted på mail til et medlem. 

Systemet sørger selv for at ændre betalingsstatus, så du altid kan trække en dugfrisk betalingsliste ud i et Excel-ark.

Eksempel: Det øverste medlem spiller på holdet "TFC 2012", som er tilknyttet kontingentet med navnet "Mini ungdom". Betalingsfristen var 15. november, og medlemmet har ikke betalt sit kontingent på 275 kr.

Her skal man holde øje med disse kolonner:

  • Navn: Medlemmets/trænerens/assistentens navn
  • Betaling: Kontingentets navn + startdato i parentes
  • Hold/afdeling: Det hold/den afdeling, medlemmet er tilknyttet. Afdeling er valgfrit, om man vil oprette
  • Beløb: Prisen der skal betales i kontingent
    • Kan være defineret individuelt for enkelte medlemmer
  • Frist: Betalingsfristen for medlemmets udestående.
    • Før ny opkrævningsperiode = fristen er din valgte startdato i kontingentet
    • Ved nyt medlem, som oprettes på hold i aktiv opkrævningsperiode = fristen er 7 dage efter opkrævningsmail er afsendt (forudsat ingen prøveperiode)
  • Status: Hvorvidt medlemmet har gennemført betalingstransaktion
    • "Betalt" (grøn) = Medlemmet har betalt sit kontingent, og beløbet er på foreningens konto
    • "Under betaling" (gul) = Medlemmet har betalt sit kontingent, men pengene er endnu ikke på foreningens konto. 
    • "Ikke betalt" = Medlemmet har ikke betalt sit kontingent

I "Individuelle betalinger" kan du vælge lige netop de kolonner, du ønsker at få vist. Afslut med "Gem".

Derudover kan du sortere i filteret. På den måde kan du vælge at få vist alle opkrævninger sorteret på enkelte hold eller afdelinger med forskellig betalingsfrist og betalingsstatus. Slut med at trykke "Opdater filter".

Eksempel: Her vælges der kun at få vist betalingsstatus på de medlemmer, de er på holdet "Serie 3", som ikke har betalt sit udestående og som har haft frist de seneste 6 måneder.

Hver enkelt betaling kan du afstemme og dermed undgå, at dit betalingsoverblik udgør en liste med tidligere års/træk. Denne funktion finder du i bunden af skærmen inde under "Individuelle betalinger", hvor du trykker "Afstemning".

Her får du igen mulighed for at filtrere din visning - eksempelvis til kun at vise opkrævninger, som er blevet betalt. Sæt nu flueben ud for de opkrævninger og navne, du vil afstemme, og klik "Afstem valgte poster" øverst til højre. Alternativt klik "Marker/afmarker alle". 

Afklarede betalinger vil nu ikke længere indgå i standardfilteret i "Individuelle betalinger". Du kan dog altid få vist de afstemte poster ved at tilgå filteret "Vælg afstemningsstatus" og vælg "Afstemte". Tryk til sidst på "Opdatér filter".

Når en betalingsfrist for en medlemsbetaling er overskredet, og et medlem endnu ikke har betalt kontingent, har du mulighed for at sende rykker afsted direkte fra systemet.


Var denne artikel brugbar?
0 af 0 synes dette var brugbart
Gør som 689000 andre og opret dig hos Holdsport