Player_slider

Spørgsmål & svar

Hvordan fritager jeg et medlem fra at betale kontingent?

Af forskellige årsager er der altid nogle, der ikke skal betale kontingent i en forening. På Holdsport kan du vælge at fritage udvalgte medlemmers fremtidige og/eller nuværende medlemsopkrævninger, så der ikke sendes nogen automatisk betalingssmail - enten blot næste træk eller alle fremtidige opkrævninger, i måtte have defineret i kontingenthjulet på Holdsport.

I Holdsport er der stor forskel på, om et medlem skal fritages FØR, der sendes opkrævning ud, eller EFTER en mail er sendt til vedkommende. Her forklares, hvordan et medlem i begge scenarier fritages for at skulle betale.

Fritag et medlem FØR opkrævningsmail sendes

Den ideelle og mest benyttede metode at fritage medlemmer på er at definere ham/hende som fritaget på forkant - altså før betalingsmailen er sendt. Dette sker blandt andet, første gang Holdsport tages i brug i en forening.

Inde under "Kontingent" -> "Kontingent" vælger du "Administrer kontingent" i bunden. 

Det er her, man ændrer i et selvdefineret kontingent. Klik nu på "Medlemmer" ud for det kontingent, du vil fritage et medlem fra. Klik dernæst "Ændre betalingsstatus" ud for det specifikke medlems navn, og du får mulighed for at ændre status til "Fritaget". For at gemme ændringerne trykkes nu "Gem og luk" nederst.

OBS: Medlemmer kan både fritages som her, når der redigeres i et allerede oprettet kontingent, men også i selve oprettelsen af et nyt kontingent. 

I dette eksempel fritages Frederik fra at betale de 2 årlige kontingentopkrævninger af 400 kr.

Som billedet herover indikerer, så er det muligt blot at fritage medlemmet fra ét enkelt/enkelte af alle de vilkårlige antal træk, man i foreningen måtte vælge at have om året.

Derudover kan du sætte flueben i feltet "Kun næste træk". Denne funktion er ideel i tilfælde af, at et medlem har betalt på forhånd eller af andre årsager skal fritages for det næste træk, men ikke alle træk ud i fremtiden.

I feltet "Fremtidige betalinger" kan du altid danne et overblik over, hvilke medlemmer der står til at blive sendt fremtidige betalingsmails.

Medlemmet du netop har fritaget vil stå markeret som "Fritaget" i status - altså sendes der IKKE en betalingsmail til ham/hende, så snart det kommende træk bliver aktivt. Se billedet herunder.

Frederik fritages fra betalingsmails vedrørende kontingentet "Ungdomskontingent", som har to årlige træk. Derfor er både "Betalingsfrist" og "E-mail"-felterne tomme.

Fritag et medlem EFTER opkrævningsmail er sendt ud

Hvis man ved en fejl/pga. uopmærksomhed  er kommet til at glemme at fritage et medlem fra en opkrævning, som allerede er sendt ud på mail, kan man stadig nå at fritage medlemmet fra medlemsbetaling, såfremt betalingen endnu ikke har fundet sted.

På Holdsport foretager man ikke denne handling samme sted, som før beskrevet, når man vil fritage et medlem, før betalingsmailen er sendt ud. Allerede udsendte opkrævninger skal ændres under "Individuelle betalinger", som er dit overblik over alle betalinger uanset betalingsstatus. Det er meget vigtigt at bemærke denne forskel i måden at fritage medlemmer fra betaling. 

En fritagelse inde fra menuen "Kontingent" betyder nemlig, at medlemmet fritages fra fremtidige opkrævninger, hvorimod fritagelse fra "Individuelle betalinger" annullerer/fjerner aktuelle opkrævninger.

Inde under "Inviduelle betalinger", vil medlemmets opkrævning stå som "Ikke betalt" med rød skrift, såfremt han/hun endnu ikke har nået at betale. Da denne allerede udsendte opkrævning nu skal fritages, klik da "Ændre betalingsstatus". 

Udover at vælge at fritage et medlem kan du alternativt slette betalingen (såfremt et medlem ikke længere er tilknyttet kontingentet), ændre beløbet, definere den som betalt kontakt, knytte en kommentar mm.

Et nyt popup-vindue åbner, hvor du skal finde medlemmet på listen. Vælg nu drop down-menuen til højre for det givne medlem (Alm. betaling), og skift til "Fritaget". Det røde "Ikke betalt"-ikon vil nu straks blive blåt og fremstå som "Fritaget". Luk til sidst vinduet.

Medlemmet er nu fritaget fra at skulle betale den allerede udsendte kontingentopkrævning. Han/hun er dog ikke fritaget fra at skulle betale fremtidige kontingenttræk.

Fritaget og frikontingent - hvad er forskellen?

Indtil nu har vi fokuseret på fritagelser. I Holdsport kan man dog i stedet vælge at definere en individuel opkrævning som "Frikontingent".

Forskellen ligger i, at en opkrævning, som defineres til at være "Fritaget" INDEN betalingsmail sendes ud, ikke fremgår i "Individuelle betalinger" - og dermed ikke kan trækkes ud i et Excel-ark til at danne en oversigt. Dette er brugbart, når trænere eksempelvis sættes til at være fritaget fra opkrævning på et hold (de tæller dermed ikke med som en udgift for klubben og skal derfor ikke fremgå).

"Frikontingent" bruges, når opkrævningen skal være synlig og kunne trækkes ud i et Excel-ark fra Holdsport - det er nemlig foreningen, der bærer udgiften. Har man eksempelvis en ungdomstræner, som selv spiller med på et seniorhold, og klubben så vælger at honorere vedkommende med et frit kontingent, skal udgiften tælle med i betalingsoverblikket. Kassereren skal vide, hvor mange frikontingenter foreningen har, da det er en udgift for klubben.

Med andre ord: Fritagede medlemmer fremgår af "Fremtidige betalinger", men ikke af "Individuelle betalinger". Medlemmer med frikontingent fremgår både af "Fremtidige betalinger" og af "Individuelle betalinger".

Var denne artikel brugbar?
0 af 0 synes dette var brugbart
Gør som 689000 andre og opret dig hos Holdsport