Arbeit im Verein leicht gemacht - mit der richtigen Vereinssoftware
So leicht kann Vereins- und Mannschaftsverwaltung sein: Die Zeiten von Excel-Listen-Chaos und komplizierter Kommunikation über WhatsApp und Co. sind vorbei, denn mit einer Vereinssoftware können Trainer, Vereinsvorstand und Schatzmeister jetzt alle Aufgaben in einer einzigen Software regeln.
Das Vereinsleben steckt voller Aufgaben und Verantwortungsbereiche, für die Vereinsadministratoren oft nur wenig Zeit haben. Trainer im Amateurbereich machen diesen Job fast immer neben ihrem regulären Vollzeit-Beruf und bekommen dafür, im Gegensatz zur Profiliga, keine Vergütung. Jeder der ehrenamtlich im Verein arbeitet tut dies aus Leidenschaft und Liebe zum Sport. Deshalb wäre es gerade für sie wichtig, Zeit bei verwalterischen Aufgaben zu sparen, um sich wieder auf die schönen Seiten im Verein zu konzentrieren.
Eine kostenlose Vereinsverwaltungssoftware für Trainer, Vereinsverantwortliche, Spieler und Eltern bietet beispielsweise SportMember an. Vereinssoftware kannst du dich kostenlos registrieren. Die Software kann für Mannschaften und den gesamten Verein genutzt werden. Trainer haben alle wichtigen Funktionen so in einer App und können Spiele und Trainings im Kalender planen, zu denen die Spieler zu- und absagen können. Sobald Spieler sich an- oder abmelden, oder der Trainer das für sie tut, erstellt sich automatisch eine Teilnahme-Statistik. Daran können Coach und Spieler dann sehen, wer wie oft am Training teilgenommen hat.
Mit dem Statistik-Tool kann außerdem festgehalten werden, wer wie viele rote Karten kassiert hat oder wer welche Aufgaben über die Saison erledigt. In der so genannten Strafenkasse werden alle Strafen festgehalten und eine Mannschaftskasse gibt es natürlich auch, um den nächsten Ausflug zu finanzieren. Alles läuft also fast von selbst, denn sogar automatische E-Mail und Push Erinnerungen für Trainings oder Spiele werden über das System an jedes Mitglied verschickt.
Jetzt liegen aber noch etliche Excel-Listen auf den Computern der Trainer oder des Vorstands rum - was sollen sie mit ihnen machen? Excel-Listen können mit einer Vereinssoftware ganz leicht importiert werden. Beispielsweise kann die Mitgliederliste mit einem Klick hochgeladen werden und überträgt sich automatisch mit allen Daten ins System. Auch Spielpläne können importiert und so eingesehen werden.
Nach all den hilfreichen Features fehlt auch noch etwas, um den Team Spirit zu erhalten und den Spaß am Vereinsleben zu stärken. Dafür sind Tools wie die gemeinsame Galerie, in der Fotos und Videos von allen geteilt werden können optimal. Im Forum oder bei Umfragen können Mitglieder außerdem ihre Meinung teilen und freuen sich so, wenn ihre Stimme im Verein zählt und gehört wird.
Auch für Vereinsverantwortliche bietet eine Vereinssoftware viele Funktionen, die ihnen ihre Arbeit deutlich erleichtern. Als Vorstand oder Verantwortlicher kannst du Mitglieder, Abteilungen und alle deine Mannschaften verwalten. Mitgliedsbeiträge können über das System übersichtlich und individuell angelegt und verwaltet werden. Dafür bekommen Spieler Zahlungserinnerungen, damit niemand mehr vergisst, seinen Beitrag zu zahlen. Ein anderes häufiges Problem ist die Organisation von Ressourcen. Wer spielt wann auf welchem Platz, wer leiht sich den Mannschaftsbus, welches Equipment ist noch verfügbar? Auch dafür gibt es mit der Vereinssoftware eine einfache Lösung. In einem Belegungsplan können alle Ressourcen verteilt oder gebucht werden, sogar schon beim Erstellen einer Aktivität.
Den Vereinüber eine Software einzurichten, ist im ersten Schritt natürlich ein wenig zeitaufwendig. Besonders wenn die herkömmliche Planung und Organisation auch irgendwie läuft, fällt es vielen schwer, sich umzustellen. Langfristig gesehen spart man sich allerdings viel Zeit, Nerven und Kosten, wenn alle Angelegenheiten über nur eine Plattform laufen! Sogar die Vereinshomepage kann über SportMember erstellt werden.
Mit einem einfachen Baukastensystem kann die Homepage schnell eingerichtet werden und verfügt über alle wichtigen Features. Der große Vorteil daran ist, dass sich die Homepage automatisch aktualisiert, wenn sich etwas innerhalb der Vereinssoftware verändert. Der Webmaster hat damit so gut wie keine Arbeit mehr und alles läuft wie von alleine.
Eine weitere wichtige Rolle im Verein spielen die Eltern. Sie müssen sich mit dem Trainer absprechen, die Trainings ihrer Kinder managen und vieles mehr. Mit einem Elternprofil können Mütter und Väter bequem das Profil ihres Kindes steuern, stehen immer in Kontakt mit dem Trainer und wissen immer darüber Bescheid, was im Verein oder der Mannschaft ihrer Kinder passiert.
Mit einer Vereinssoftware läuft die Kommunikation zwischen Trainer, Spielern, Eltern und Vereinsverantwortlichen unkompliziert und die Organisation im Verein oder in einzelnen Mannschaften wieder strukturiert. Anstelle von unübersichtlichen Excel-Listen und Gruppenchats, in denen die wichtigsten Nachrichten verloren gehen, haben Trainer und Vereinsmitarbeiter alle Aufgaben in einer App.