So wird deine Mitgliederverwaltung zum Kinderspiel

Unübersichtliche Mitgliederlisten und täglich es Durcheinander stehen auf der Tagesordnung vieler Menschen, die sich in Vereinen engagieren. Hinzu kommt, dass ein Großteil dieser Menschen dieser Tätigkeit nebenberuflich und unentgeltlich nachgeht.

Inzwischen gibt es viele Mitgliederverwaltung Softwares, die die Arbeit im Verein erleichtern sollen. Allerdings kosten diese in den meisten Fällen viel Geld. Geld, das im Vereinsbereich Mangelware ist. Seit einigen Jahren gibt es nun aber auch kostenlose Softwares, um die Mitgliederverwaltung im Verein zu vereinfachen und effektiver zu gestalten. Wie z.B. SportMember - Hier kannst du dich kostenlos anmelden.

Softwares wie diese bieten den Vorteil, dass nicht nur der Vereinsvorstand diese nutzen kann, sondern alle Parteien und Mitglieder des Vereins. Der Vereinsvorstand kann Vorstandssitzungen planen, der Kassenwart kann die Beiträge verwalten, der Webmaster kann eine Homepage erstellen und Mitglieder können ihre Daten aktualisieren und sehen immer, was es neues im Verein gibt. Somit benötigen Vereine nicht mehr viele verschiedene Lösungen, sondern haben alles in einer Software jederzeit im Blick.

Mitglieder haben selber Zugriff auf das System und können deshalb im Falle von Umzug etc. ihre Daten direkt ändern. Dadurch müssen diese neuen Informationen nicht erst an eine zweite Person weitergegeben werden, um geändert zu werden.

Auch für den Kassenwart sind solche Mitgliederverwaltung Softwares eine große Erleichterung. Nachdem das Vereinskonto verknüpft wurde und die Zahlungen eingerichtet sind, erhält der Kassenwart eine Übersicht über bereits geleistete und ausstehende Zahlungen. Mitglieder haben die Möglichkeit, direkt über das System zu zahlen.

Außerdem lassen sich, je nach Präferenz des Vereins, flexible Zahlungstermine festlegen. Es spielt also keine Rolle ob eure Mitglieder monatlich, halbjährlich oder jährlich zahlen. Auch “außerplanmäßige” Zahlungen, wie beispielsweise für ein Sommerfest, können ohne Probleme angelegt werden und automatisch mit der Aktivität verknüpft werden.

Aber nicht nur im Bezug auf Zahlungen bietet SportMember Flexibilität. Mitgliederlisten können individuell angepasst werden, je nachdem welche Informationen für den Verein relevant sind. Selbstverständlich gibt es viele grundsätzliche Informationen, die für jeden Verein interessant sind, wie beispielsweise Adress- oder Kontaktinformationen. Aber auch andere Informationen können eingegeben werden, wie beispielsweise die Kleidergröße zum Bestellen von Trikots.

Dadurch, dass alle Spieler eine Übersicht über alle Mitglieder des Vereins haben, ist es möglich, schnell und einfach mit anderen Mitgliedern oder Vereinsverantwortlichen in Kontakt zu treten. Falls Mitglieder nicht wollen, dass ihre Informationen angezeigt werden, kann auch dies angepasst werden. So bleibt es jedem selbst überlassen, wie transparent seine Daten sind und auf welchem Weg andere Mitglieder und Vereinsadmins sie kontaktieren können. Bei neuen Mitgliedern können diese über eine E-Mail oder einen Einladungslink direkt mit dem System verknüpft werden und dann ihre eigenen Daten eingeben, wodurch man manuelle Eingaben vermeiden kann. Außerdem können ihre Beiträge angepasst werden, so dass sie einen verminderten Beitrag für das Jahr zahlen müssen.

Je nach Vereinsstruktur können Rollen und Rechte zugewiesen werden, wodurch Zugriffsmöglichkeiten personalisiert werden können. Falls euer Verein spezifische Rollen, wie z.B. einen Jugendleiter hat, können auch eigene Rollen kreiert werden. Somit spielt es keine Rolle wie euer Verein aufgebaut ist und wie eure bestehende Organisation aussieht, da sich die Mitgliederverwaltung flexibel anpassen lässt.

Seit die neue Datenschutzgrundverordnung gilt, gibt es zusätzliche Hürden für Vereine im Bezug auf ihre Mitgliederverwaltung. Jeder Verein ist gezwungen, sich von jedem ihrer Mitglieder eine Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten einzuholen, was zusätzliche Arbeit und zusätzlichen Papierkram bedeutet. Falls dies nicht, oder nicht gründlich gemacht wird, drohen hohe Strafen in Höhe von mehreren tausend Euro für den Verein.

Softwares bieten die Möglichkeit, solche Einwilligungen direkt im System einzuholen. Mitglieder können mit einem Klick bestätigen, dass ihre Daten gespeichert werden dürfen. Vereinsverantwortliche können außerdem davon profitieren, dass die Einwilligungserklärungen, die in den Softwares bereitgestellt werden, rechtlich geprüft sind und den Standards der DSGVO entsprechen.

Warum sollte man sich als Vereinsverantwortlicher das Leben unnötig schwer machen? Die Arbeit im Verein braucht viel Zeit und Geduld, also warum nicht von einem kostenlosen Tool profitieren, das diese Arbeit erleichtert und effektiver macht. Damit ihr euch endlich wieder auf das Wichtige konzentrieren könnt - Spaß im Verein zu haben!

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