Træningskalender med ventelister og betalingshåndtering for klubber

At administrere betalinger og ventelister manuelt kan hurtigt blive uoverskueligt, når du driver en sportsklub med populære aktiviteter. Med Holdsports træningskalender får du et komplet system til at håndtere både ventelister og betalinger direkte i kalenderen – alt samlet ét sted, så du slipper for at jonglere med regneark og betalingsanmodninger.

Når en aktivitet bliver fyldt op, placeres spillere automatisk på ventelisten og rykker frem, når der bliver plads. Betalinger håndteres sikkert gennem systemet, og du får et klart overblik over, hvem der har betalt for hver aktivitet. Det gør det nemt at organisere både gratis træninger og betalte events som lejre, turneringer og sociale arrangementer.

Automatisk ventelistehåndtering til fuldt bookede aktiviteter

Når du opretter en aktivitet med et maksimalt antal deltagere, aktiverer du simpelthen ventelistefunktionen. Systemet tager derefter automatisk hånd om resten. Spillere, der tilmelder sig efter aktiviteten er fyldt op, placeres i køen og får besked om deres placering.

Det smarte ved systemet er, at det arbejder døgnet rundt. Hvis en spiller afmelder sig, rykker den næste person på ventelisten automatisk op og får besked via email og app-notifikation. Du behøver ikke selv at holde styr på, hvem der skal kontaktes – systemet håndterer det hele, mens du sover.

Ventelisten giver også spillerne tryghed. De kan se deres placering i køen og får besked med det samme, når der bliver plads. Det betyder færre henvendelser til dig som træner eller administrator, og spillerne føler sig informerede og inkluderede i processen.

Sådan bruger du ventelister og betalinger i kalenderen

Opsæt venteliste for en aktivitet:

• Opret en ny aktivitet eller redigér en eksisterende
• Sæt et maksimalt antal deltagere
• Aktivér "Venteliste" i aktivitetsindstillingerne
• Systemet placerer automatisk spillere på ventelisten, når max er nået
• Spillere rykker automatisk op, når der bliver plads

Tilføj betaling til en aktivitet:

• Angiv et beløb i aktivitetsformularen
• Vælg modtager af betalingen (klubbens bankkonto eller betalingsmodtager)
• Opret eventuelt forskellige billettyper med forskellige priser
• Tilføj ekstra priser for gæster, hvis relevant
• Spillere betaler online via Dankort, MobilePay eller andre metoder

Håndter betalingsoversigt:

• Se i realtid, hvem der har betalt og hvem der mangler
• Filtrer aktiviteter efter betalingsstatus
• Eksportér betalingsoversigter til regnskabet
• Send automatiske påmindelser til spillere, der ikke har betalt
• Tillad kun betalende deltagere at tilmelde sig betalingsaktiviteter

Kombiner venteliste og betaling:

• Når en spiller fra ventelisten rykker op, får de besked om at betale
• Sæt en betalingsfrist, så pladsen frigives, hvis der ikke betales
• Hold styr på både tilmelding og betaling i samme system

Hvorfor bruge automatiske ventelister og betalingshåndtering

Populære aktiviteter som træningslejre, workshops eller turneringer fylder hurtigt op. Uden et ordentligt system ender du med at bruge timer på at administrere ventelister manuelt, besvare spørgsmål om pladser og holde styr på, hvem der har betalt. Med Holdsports løsning bliver det hele automatiseret.

Betalingsfunktionen gør det nemt for både dig og spillerne. Spillerne kan betale direkte fra deres mobil eller computer, uden at skulle huske kontonumre eller lave overførsler. Du får øjeblikkeligt besked, når betalingen er gennemført, og kan se status på alle betalinger samlet ét sted.

For klubber med mange betalingsaktiviteter betyder det en kæmpe lettelse i administrationen. Regnskabet bliver mere overskueligt, du undgår fejl ved manuel indtastning, og du kan altid dokumentere, hvem der har betalt hvad og hvornår. Det gør det også nemmere at overholde regler om regnskabsføring og dokumentation.

Ventelistesystemet sikrer, at ingen føler sig forbigået eller glemmes. Alt er transparent og automatisk. Spillere og forældre kan se, hvor de står i køen, og de ved, at systemet er retfærdigt – først til mølle princippet gælder konsekvent.

Sammen giver disse funktioner dig et professionelt setup, der matcher de forventninger, moderne forældre og spillere har til digital administration. Du fremstår som en veladministreret klub, der har styr på tingene, og du frigør tid til det, du brænder for – at skabe gode oplevelser for holdene.